Was kostet ein Online-Shop im laufenden Betrieb?

Ein kleiner Online-Shop kostet im laufenden Betrieb rund 30 bis 130 € Fixkosten im Monat plus Gebühren und Porto für jede einzelne Bestellung. Bei einigen Dutzend Bestellungen im Monat sind Zahlungsgebühren und Versand fast immer der größere Posten als Shopsystem und Hosting.

Welche laufenden Kosten hat ein Online-Shop?

Ein Online-Shop hat feste Monatskosten für Plattform, Rechtstexte und Buchhaltung sowie variable Kosten je Bestellung für Zahlung, Versand und Retouren. Die festen Posten kannst du vorab genau planen, die variablen wachsen mit jedem Verkauf und bestimmen am Ende deine Marge.

Die Einmalkosten für den Start, also Theme, Einrichtung und erste Rechtstexte, behandelt der Leitfaden Online-Shop starten: Shopsystem, Recht, Zahlung und Versand im Überblick. Hier geht es um das, was jeden Monat wiederkommt, geordnet in vier Töpfe:

1. Plattform: Shopsystem oder Hosting, Apps und Plugins, Domain, Wartung.
2. Zahlung: prozentuale Gebühren und Festbeträge der Zahlungsanbieter, Rückbuchungen.
3. Versand: Porto, Verpackungsmaterial, Verpackungslizenz und Retouren.
4. Verwaltung: Rechtstexte-Dienst, Buchhaltungssoftware, gegebenenfalls Steuerberatung.

Das ist die 4-Töpfe-Rechnung: Topf 1 und 4 sind Fixkosten, Topf 2 und 3 wachsen mit jeder Bestellung.

Was kostet die Shop-Plattform pro Monat?

Ein Mietshop wie Shopify Basic kostet ab rund 25 € im Monat bei jährlicher Zahlung, WooCommerce ist als Software kostenlos, braucht aber Hosting für etwa 5 bis 30 € im Monat. Bei beiden kommen Apps oder Plugins und die Domain hinzu.

Quellen: experte.de, Shopify Kosten (Stand April 2026); shopify.com/de/preise (Aufschläge, abgerufen Oktober 2026); skill-sprinters.de (Hosting, März 2026); SELLWERK (Wartungsvertrag, 17.08.2026). Maßgeblich ist der Preis im eigenen Shopify-Konto.

Wichtig ist die letzte Zeile: Wer im Shopify-Basic-Tarif PayPal als externen Anbieter nutzt, zahlt auf diese Umsätze 2 % zusätzlich an Shopify. Wie ein Shopsystem: Bedeutung einfach erklärt aufgebaut ist, steht im Glossar.

Bei WooCommerce kosten Updates und Backups entweder Zeit oder Geld. Was beim Webspace zählt, erklärt Hosting: Bedeutung einfach erklärt.

Wie hoch sind die Zahlungsgebühren pro Bestellung?

Zahlungsgebühren bestehen aus einem Prozentsatz vom Umsatz plus einem Festbetrag je Transaktion. PayPal verlangt in Deutschland standardmäßig 2,99 % plus 0,39 €, Stripe für Standardkarten aus dem EWR 1,5 % plus 0,25 €, Shopify Payments im Basic-Tarif 2,1 % plus 0,30 €.

Quellen: PayPal Gebührenübersicht für gewerbliche Verkäufer (15.07.2026); stripe.com/de/pricing; experte.de; shopify.com/de/preise. Die Beispielwerte sind eigene Berechnungen.

Der Festbetrag wirkt sich bei kleinen Warenkörben stark aus. Bei einem 10-€-Artikel machen die 0,39 € von PayPal allein fast 4 % aus, dazu kommen die 2,99 %. Shops mit günstigen Produkten sollten deshalb einen Mindestbestellwert oder Bündelangebote prüfen.

Hinzu kommen Kosten, die nur im Streitfall anfallen. Stripe berechnet laut eigener Preisseite 20 € pro eingegangener Zahlungsanfechtung und weitere 20 €, wenn du manuell widersprichst; die zweite Gebühr wird nur bei gewonnenem Fall erstattet. Welche Rolle ein Payment Service Provider: Bedeutung einfach erklärt zwischen Shop und Bank spielt, steht im Glossar.

Was kosten Versand, Verpackung und Retouren?

Versand ist bei physischen Produkten meist der größte variable Posten: Ein DHL-Paket bis 2 kg kostet online frankiert 6,19 €, ein Päckchen S 4,19 €. Dazu kommen Kartons, eine Verpackungslizenz ab 39 € im Jahr und die Kosten für Retouren.

Quelle: dhl.de, Preise national für Privatkunden (abgerufen Oktober 2026). Geschäftskunden mit Vertrag erhalten individuelle Konditionen, die nicht öffentlich sind.

Pflicht ist außerdem die Verpackungsregistrierung. Wer eine Versandverpackung erstmals mit Ware befüllt und in Deutschland verkauft, gilt als Hersteller. Die Registrierung im Verpackungsregister LUCID ist laut Zentraler Stelle Verpackungsregister kostenlos, für die Verpackungen fallen aber Beteiligungsentgelte bei einem dualen System an. Lizenzero nennt dafür einen Einstieg ab 39 € pro Jahr; die tatsächliche Summe richtet sich nach der gemeldeten Menge und dem Material.

Retouren sind schwerer planbar. In der EHI-Studie „Versand- und Retourenmanagement im E-Commerce 2024“ gaben 30 % der 146 befragten Händler Kosten von 5 bis 10 € je Retoure an, 26 % nannten 10 bis 20 €. Nur 18 % kamen mit bis zu 5 € aus. Laut derselben Studie geben 30 % der Händler Versandkosten grundsätzlich an die Kundschaft weiter, 40 % liefern erst ab einem Mindestwert kostenfrei.

Welche Kosten fallen für Recht und Verwaltung an?

Für Recht und Verwaltung brauchst du vor allem einen Rechtstexte-Dienst mit Update-Service ab 9,90 € netto im Monat und eine Buchhaltungssoftware ab 7,90 € im Monat. Beide Posten sind fix und lassen sich vorab genau planen. Steuerberatung kommt je nach Umfang hinzu.

Ein Rechtstexte-Dienst liefert Impressum, Datenschutzerklärung, Widerrufsbelehrung und AGB und passt sie an, wenn sich Gesetze ändern. Der Händlerbund nennt für seine Rechtstexte-Mitgliedschaft einen Einstieg ab 9,90 € netto im Monat; höhere Pakete mit Abmahnschutz oder Mehrsprachigkeit kosten mehr. Der eigentliche Wert ist die Aktualisierung, etwa beim 2026 eingeführten Widerrufsbutton.

Für die Buchhaltung nennt Lexware Office einen Einstiegspreis ab 7,90 € im Monat. Entscheidend ist, ob die Software Bestellungen und Zahlungsdaten aus dem Shop automatisch importiert; bei vielen kleinen Bestellungen spart das viel Zeit.

Wie rechnest du die Monatskosten mit der 4-Töpfe-Rechnung?

Mit der 4-Töpfe-Rechnung addierst du zuerst die festen Kosten aus Plattform und Verwaltung und rechnest dann Zahlung und Versand pro Bestellung hoch. So siehst du, ab welcher Bestellzahl die variablen Kosten die Fixkosten überholen und wo Sparen am meisten bringt.

Das folgende Beispiel geht von 50 Bestellungen im Monat mit je 40 € Warenkorb aus, also 2.000 € Umsatz. Zahlung per Karte, Versand als DHL-Paket bis 2 kg, ohne Retouren und Steuerberatung.

Eigene Beispielrechnung mit den oben genannten Anbieterpreisen. Versand: 309,50 € Porto plus 39 € Verpackungslizenz pro Jahr anteilig. Ohne Kartons, Apps, Premium-Plugins, Retouren und Steuerberatung.

Zwei Dinge fallen auf. Erstens macht der Versand in diesem Beispiel drei Viertel bis vier Fünftel der laufenden Kosten aus, die Plattform dagegen nur einen kleinen Teil. Zweitens schrumpft der Preisvorteil von WooCommerce, sobald ein Wartungsvertrag für 30 bis 80 € im Monat dazukommt.

💬 Meine Einschätzung

Die meisten Shop-Vergleiche drehen sich um die Frage, ob Shopify oder WooCommerce günstiger ist. Für den laufenden Betrieb halte ich das für die falsche Frage. In der Beispielrechnung oben liegen die Plattformkosten bei unter 10 % der Monatskosten, Zahlung und Versand bei über 85 %. Ich würde deshalb zuerst Versandart, Verpackungsgröße und Zahlarten-Mix optimieren. Ein Päckchen S statt eines 2-kg-Pakets spart laut DHL-Preisliste 2 € pro Sendung, bei 50 Sendungen also 100 € im Monat. Das ist mehr, als die meisten Tarifwechsel bringen.

Wo kannst du laufende Shop-Kosten senken?

Die größten Hebel liegen bei Versandgröße, Zahlarten und Retourenquote, nicht bei der Grundgebühr der Plattform. Wer diese drei Punkte regelmäßig prüft, senkt die Kosten pro Bestellung spürbar, ohne an Funktionen oder Service für die Kundschaft zu sparen.

• Verpackung an das Produkt anpassen: Passt die Ware in ein Päckchen S, kostet die Sendung 4,19 € statt 6,19 € als 2-kg-Paket.
• Zahlarten-Mix prüfen: Biete günstige Zahlarten wie Kartenzahlung gleichwertig an, statt sie hinter PayPal zu verstecken. Im Shopify-Basic-Tarif lohnt der Vergleich mit Shopify Payments wegen des 2-%-Aufschlags.
• Retouren vermeiden: Genaue Größenangaben und echte Produktfotos senken die Rücksendequote.
• Mindestbestellwert oder Versandkostenschwelle setzen: Größere Warenkörbe verteilen die Festbeträge von Zahlung und Versand auf mehr Umsatz.

Wie du Folgekosten durch Ausfälle oder gehackte Konten vermeidest, zeigt der Leitfaden IT-Sicherheit für kleine Unternehmen. Vergleichswerte ohne Shop nennt Was kostet eine Website für kleine Unternehmen? Preise und Angebots-Check.

Häufige Fragen zu den laufenden Kosten eines Online-Shops

Diese Fragen tauchen bei der Kalkulation eines kleinen Shops besonders oft auf.

Ist WooCommerce wirklich kostenlos?

Die Software selbst ist kostenlos. Für den Betrieb brauchst du aber Hosting, eine Domain, oft einige Premium-Plugins und Zeit für Updates und Backups. Wer diese Pflege abgibt, zahlt für einen Wartungsvertrag laut SELLWERK etwa 30 bis 80 € im Monat.

Muss ich für die Verpackungsregistrierung bezahlen?

Die Registrierung im Verpackungsregister LUCID ist kostenlos. Kosten entstehen durch die Systembeteiligung: Du schließt einen Vertrag mit einem dualen System und zahlst dort nach Menge und Material deiner Verpackungen. Einstiegspakete beginnen laut Lizenzero bei 39 € im Jahr.

Kann ich Zahlungsgebühren an Kunden weitergeben?

Für SEPA-Überweisung, SEPA-Lastschrift und gängige Kartenzahlungen von Verbrauchern ist ein Aufpreis nach § 270a BGB unwirksam. Die Gebühren gehören deshalb in deine Preiskalkulation. Die Details zu deinem Einzelfall klärst du am besten mit einer Rechtsberatung.

Ab wann lohnt sich ein Geschäftskundenvertrag beim Versand?

Das hängt vom Volumen ab. Versanddienstleister wie DHL vergeben Geschäftskundenkonditionen individuell und veröffentlichen sie nicht. Sobald du regelmäßig Pakete verschickst, lohnt eine Anfrage, weil du dann einen konkreten Preis mit den Onlinepreisen für Privatkunden vergleichen kannst.

Quellen

Die Preisangaben stammen von Anbieterseiten und Marktübersichten, Stand der Recherche: Oktober 2026.

• Gebührenübersicht für gewerbliche Verkäufer · paypal.com · Standardgebühr für inländische Transaktionen und Kartenzahlungen (15.07.2026).
• Preise · stripe.com · Kartengebühren nach Kartentyp, Gebühren für Zahlungsanfechtungen (abgerufen Oktober 2026).
• Pläne und Preisgestaltung · shopify.com · Tarife und Aufschläge bei externen Zahlungsanbietern (abgerufen Oktober 2026).
• Shopify Kosten · experte.de · Tarifpreise in Euro, Gebühren für europäische Karten, Zusatzkosten (Stand April 2026).
• Preise national · dhl.de · Onlinepreise für Päckchen und Pakete in Deutschland (abgerufen Oktober 2026).
• Fragen zur Registrierung · verpackungsregister.org · Registrierungspflicht, Kostenfreiheit von LUCID, Systembeteiligung.
• Lizenzkosten · lizenzero.de · Einstiegspreis der Verpackungslizenz (abgerufen Oktober 2026).
• Rechtstexte für Online-Shop und Website · haendlerbund.de · Einstiegspreis der Rechtstexte-Mitgliedschaft (abgerufen Oktober 2026).
• Versand- und Retourenmanagement im E-Commerce 2024 · EHI Retail Institute, berichtet von fashionunited.de · Kosten je Retoure, Versandkostenpolitik (30.09.2024).
• § 270a BGB – Vereinbarungen über Entgelte für die Nutzung bargeldloser Zahlungsmittel · gesetze-im-internet.de · Verbot von Aufpreisen für SEPA-Zahlungen und Verbraucherkarten.
• Lexware Office · lexware.de · Einstiegspreis der Buchhaltungssoftware (abgerufen Oktober 2026).
• Was kostet eine Website für KMU? · sellwerk.de · Preisrahmen für Wartungsverträge (17.08.2026).