ERP Systeme statt einzelner Insellösungen im E-Commerce

Ein E-Commerce Unternehmen startet man meist mit sehr schlanken und „leanen“ Strukturen und ergänzt nach und nach weitere Prozesse und Tools, die man zum Start nicht auf dem Schirm hatte. Hierbei kann es dazu kommen, dass man sich ein wahres Potpourri an Tools zulegt, die allesamt gewisse Funktionen übernehmen. Dies hat aber teils gravierende Nachteile. So kann es sein, dass einige der Tools nicht mit anderen kommunizieren können, man so also verschiedene Insellösungen aufbaut und sich daraus resultierend eine Ineffizienz einschleicht, die es zu beseitigen gilt. Viel sinnvoller ist daher auf eine E-Commerce ERP Lösung zu setzen, die alles in einer Software bündelt und somit für reibungslose Prozesse sorgt.

 

Was ist ein Enterprise Resource Planing (ERP) System überhaupt?

Eine Enterprise Resource Planing Software, kurz auch ERP genannt, dient der kompletten operativen Abwicklung von Unternehmensprozessen. Die Software vereint dabei verschiedene Tools und Funktionen in einer Lösung, sodass fortan nur noch mit einem Programm gearbeitet wird und einzelne Insellösungen vermieden werden.

 

Was ist in einem ERP alles enthalten?

Da ein ERP das Ziel hat, alle Geschäftsprozesse innerhalb einer Lösung abzubilden, ist meist eine ganze Menge darin enthalten:

Ein CRM / Verwaltung von Kunden- und Lieferantendaten

In der Regel hat jedes ERP eine Art eigenes CRM. In diesem können die Stammdaten zu Lieferanten, Kunden und auch Interessenten gepflegt werden. Dazu zählen neben den Adress- und Kontaktdaten in der Regel auch Finanzinformationen, Zahlungsbedingungen sowie die Möglichkeit Kunden in Gruppen zu segmentieren.

Die Verwaltung von Lagerbeständen und Produktionsabläufen

Einer der absolut wichtigsten Bausteine eines jeden ERP Systems ist die Verwaltung von Lagerbeständen und auch die Steuerung von Produktionsabläufen. Ob es sich hierbei um ein Unternehmen handelt, welches „nur“ Handel betreibt oder tatsächlich auch selbst produziert: Man muss die aktuellen Lagerbestände kennen, um auch im Vertrieb sauber agieren und Geld verdienen zu können und auch Produktbestellungen tätigen.

Bei einem produzierenden Unternehmen ist es zudem so, dass man jederzeit ein Auge auf die aktuellen Abläufe in der Produktion haben sollte. Was wird gerade gefertigt, in welcher Menge und wie weit ist der Produktionsprozess schon fortgeschritten? Dies ist über ein ERP-System ebenfalls steuerbar.

Auftragsabwicklung und Buchhaltung

Auch die Auftragsabwicklung und die Buchhaltung sind wichtige Bestandteile eines jeden Unternehmens und sind in einer ERP Lösung daher ebenfalls zentrale Säulen. Hier ist es so, dass man auf Grundlage der Daten, die im CRM gepflegt werden, schnell und einfach Angebote und Aufträge schreiben kann. Die Zahlungs- und Lieferbedingungen werden hierbei immer direkt aus dem Kundenstamm übernommen, sodass manuelle Fehler bei der Eingabe eingeschränkt werden. Auf Grundlage der Aufträge können dann auch wiederum Produktionsprozesse angestoßen werden.

Wenn die Lieferung erfolgt ist, lässt sich mit dem ERP auch die Rechnung ausstellen und die Buchhaltung managen. Bei der Buchhaltung ist es so, dass diese in der Regel sowohl debitorisch als auch kreditorisch arbeitet und man alle Forderungen und Verbindlichkeiten darin wiederfindet.

Das Controlling

Das Controlling ist ebenfalls ein wichtiger Baustein eines jeden ERP-Systems. Nur wer seine Kennzahlen im Blick hat, kann unternehmerische Entscheidungen auf einer fundierten Basis treffen. Hierbei ist es möglich in Echtzeit Vertriebsdaten abzurufen und auszuwerten, den aktuellen Produktionsstand einzusehen und den Cashflow sowie alle Forderungen und Verbindlichkeiten einzusehen. Man findet alles, was für die Steuerung eines Unternehmens braucht im Controlling des ERP-Systems wieder und muss sich hier nur selten noch irgendwelche Excel-Tabellen oder dergleichen zusammen basteln.

 

Besonderheiten bei einer E-Commerce ERP Lösung

Eine ERP Lösung, die speziell für E-Commerce Unternehmen entwickelt ist, bietet zudem noch eine ganze Menge weiterer toller Funktionen, die sich aber primär auf den Vertrieb der Waren spezialisieren. So ist es zum Beispiel möglich, dass man bei einem E-Commerce ERP verschiedene Drittanbieter anbinden kann. Sei es der eigene Webshop oder Marktplätze.

Anbindung des Online Shops

Egal ob Sie Shopify, Magento, WooCommerce, Shopware oder auch eines der anderen zahlreichen Shopsysteme verwenden – es ist fast immer möglich den eigenen Online Shop über eine Schnittstelle mit dem ERP zu verbinden. Dies hat viele Vorteile:

  • Stets aktueller Abgleich von Lagerbeständen
  • Einfache Auftragsübertragung, die oft auch automatisierbar ist
  • Verkaufspreise und Artikelstammdaten werden nicht doppelt, sondern nur im ERP geführt

Das E-Commerce ist in der Regel ein Stückzahlen-Geschäft. Es gilt möglichst einfach und schnell Aufträge abzuwickeln und dem Kunden dabei stets aktuelle Daten bereitstellen zu können. Da ist die Schnittstelle zum Online Shop eine tolle Option, um Geschäftsprozesse weiter zu automatisieren und damit eine bessere Kundenerfahrung zu liefern.

Anbindung von Marktplätzen

Ob eBay, amazon, Otto, Kaufland, Zalando oder auch Marktplätze in Nischen, wie zum Beispiel der Marktplatz der Metro oder Manomano – Die Anbindung von Marktplätzen ist eine extrem wichtige Funktion für jedes gute E-Commerce ERP. Auf den Marktplätzen tummeln sich in der Regel spannende Zielgruppen für Händler, welchen man gerne die eigenen Produkte anbieten will. Dafür ist die Anbindung an das eigene ERP-System super relevant, da man es tunlichst vermeiden sollte, durch fehlerhafte Datenpflege die Kunden eines Marktplatzes zu verprellen und damit dort ein schlechtes Standing aufzubauen.

 

Fazit – Ist ein ERP Einsatz im E-Commerce sinnvoll?

Ja, auch Onlinehändler sollten in Erwägung ziehen ihre Insellösungen zu reduzieren und alle Prozesse in einem ERP-System abzubilden. Eine zentrale Steuerung der Unternehmensprozesse und -Abläufe ist essentiell, um wachsen zu können und die Qualität für den Endkunden dabei nicht aus den Augen zu verlieren. Es gibt für einen Händler fast nichts schlimmeres, als auf amazon ein Produkt zu verkaufen, von dem gerade das letzte telefonisch verkauft wurde. Dies schadet der Reputation auf den Marktplätzen, was sich kaum ein Händler erlauben kann.

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